Fonctionnement associatif

L’Assemblée Générale (AG) a pour mission de:

• délibérer sur les questions d’intérêt général
• élire ses représentants au sein du Conseil d’Administration

L’AG est sollicitée pour approbation du :

• rapport d’activité
• rapport financier
• rapport moral et les orientations

Consulter le rapport d’activité 2023 (AG 2024)

Le Conseil d’Administration (CA) est composé de membres appelés « administrateurs ». Ils sont au nombre de 12 minimum à 33 administrateurs maximum élus à titre personnel par l’assemblée générale, dont 2/3 sont des membres parents et 1/3 sont des membres amis ou des membres représentants des associations d’usagers en rapport avec l’objet et les activités de l’association.

Les membres du Conseil d’Administration sont élus pour 4 ans, avec un renouvellement qui s’effectue par moitié tous les deux ans, par l’assemblée générale.

Le CA de l’Adapei-Aria de Vendée se réunit 8 à 9 fois par an avec pour missions principales de :

• Nommer les membres du Bureau,
• Veiller à une gestion efficiente des établissements et services,
• Veiller au respect du cadre légal concernant les personnes en situation de handicap,
• Représenter les personnes et leurs familles,
• Animer et entretenir un lien entre les familles.

Les administrateurs s’inscrivent dans une action militante et de représentation dans les différentes instances locales, départementales et régionales (au sein de la Commission d’accessibilité départementale, des commissions d’accessibilité des communes, de la CDAPH, du CDCPH, de la Conférence du Territoire Vendée, de la CRSA, …).

Trombinoscope du Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration désigne, parmi ses membres, les 9 membres du Bureau lors de chaque renouvellement partiel du conseil d’administration, soit tous les deux ans.
Le Bureau est composé, à minima, d’un Président, de deux vice-présidents, d’un secrétaire, d’un secrétaire adjoint, d’un trésorier, d’un trésorier adjoint.

Le Bureau se réunit environ 15 fois par an pour :

• Préparer les ordres du jour du CA et suivre leur réalisation,
• S’assurer de la qualité, la sécurité et la pérennité des services aux personnes accompagnées,
• Veiller à l’utilisation optimale des fonds mis à disposition dans le respect des orientations politiques de l’association.

Trombinoscope du Bureau

Le Conseil d’Administration met en place des commissions de travail permanentes destinées à l’aider ou à l’éclairer dans l’étude de sujets. Les commissions sont composées d’administrateurs et de professionnels. Elles peuvent aussi, si besoin, associer à ses travaux des adhérents et non adhérents en qualité de personnes qualifiées. Le conseil d’administration dispose de 6 commissions permanentes :

Une Commission Finances

Ses missions

• Construire et évaluer la politique financière de l’association.
• Assurer un suivi périodique et élaborer des tableaux de bord pour faciliter l’aide à la décision.
• Analyser les propositions budgétaires et les comptes administratifs et formuler un avis à destination du Conseil d’Administration.

Une Commission Patrimoine, Maintenance et Sécurité

Ses missions

• La commission est consultée en amont de tout dossier architectural, de travaux d’importance : construction neuve, réhabilitation ou mise aux normes des établissements. Elle valide techniquement l’ensemble des dossiers tout au long de l’opération.

Une Commission Prospective, projet associatif et projets d’établissements

Ses missions

• Analyser les besoins et les attentes des personnes et proposer des modalités d’adaptation des réponses.
• Mettre en œuvre des orientations politiques en matière d’accompagnement des personnes accueillies et de bientraitance.

Une Commission Recrutement des cadres

Ses missions

• En lien avec le service ressources humaines, la commission, qui associe des administrateurs et des directeurs d’établissements, participe au recrutement des personnels à des postes d’encadrement.

Une Commission Vie associative et Communication

Ses missions

• Coordonner et proposer des actions associatives qui visent à accueillir la famille, l’informer et la soutenir dans son rôle de parent, soutenir la fratrie et la famille élargie, animer la vie associative et développer la solidarité familiale.
• Définir une politique de communication visant à valoriser les points forts de l’association, faire connaître et reconnaître les spécificités et qualités des accompagnements proposés par l’association, faire connaitre ses projets et réalisations.
• Valoriser l’image sociale des personnes en situation de handicap et développer l’information sur le handicap

Une Commission associative de médiation

Elle a pour objet de :

• Trouver des solutions aux situations de conflits pouvant survenir entre une personne accompagnée (ou sa famille, tuteur) et un établissement,
• Traiter les situations correspondant à des refus de places.

La Commission est sollicitée en seconde intention après l’intervention de l’administrateur représentant du secteur, en lien avec le directeur et l’assistante sociale. Elle est permanente et elle se réunit autant de fois que nécessaire, sur la convocation de son Président. Le Président de la Commission est sollicité par le Directeur Général, ou l’administrateur représentant du secteur. Un bilan annuel des actions de cette commission de médiation est présenté en Assemblée générale.

Des groupes de travail thématiques

Au-delà des commissions permanentes, le conseil d’administration dispose de 4 groupes de travail thématique qui se réunissent de façon régulière pour construire le positionnement de l’association sur les grandes thématiques relatives à son activité et son développement.
Il s’agit des thématiques suivantes :

• Logement et vieillissement,
• Santé et accès aux soins,
• Scolarisation et apprentissages,
• Vie professionnelle.

L’action de l’Adapei-Aria de Vendée couvre l’ensemble du département de la Vendée et est structurée à partir de 4 territoires qui recouvrent 8 secteurs géographiques pour développer une action de proximité.

Les 4 territoires et les 8 secteurs géographiques sont les suivants :

L’action territoriale de proximité mise en œuvre sur les 4 territoires et les 8 secteurs géographiques de l’association vise à assurer :

• La pénétration du projet associatif et des orientations du mouvement dans les instances locales de chaque territoire,
• Le développement de liens réguliers et solides avec les représentants des institutions sur le territoire ainsi qu’avec les élus locaux,
• La meilleure implication possible des familles dans les actions décidées et l’appui concret à celles d’entre elles qui souhaitent se mobiliser davantage, en particulier les comités de parents.
• Le soutien à l’action des parties prenantes de l’association sur le terrain, en particulier le soutien de l’action de l’administrateur délégué, des parents référents et des représentants famille au sein des CVS.

L’administrateur responsable de secteur géographique est un représentant de l’association qui communique sur le terrain local et auprès des collectivités, Il veille au développement des actions de l’association, à son implication dans la cité et dans les instances clé. Il agit, au besoin, comme un médiateur entre les établissements et les familles et veille à la bonne circulation de l’information.

Pour chaque établissement de l’Adapei-Aria de Vendée, un administrateur est délégué au Conseil de la Vie Sociale. Son rôle est de faciliter la communication entre le représentant de secteur, le Conseil d’Administration et l’établissement.

• Il conseille et fait des propositions auprès du Conseil de la Vie Sociale
• Il est à l’écoute des familles et organise des rencontres avec les familles
• Il est associé au projet de l’établissement auprès duquel il est délégué (construction, réhabilitation, grands projets, …), il peut accompagner les événements et manifestations festives.

Parmi les parents élus au Conseil de la Vie Sociale de l’établissement et adhérents à l’Adapei-Aria de Vendée, est nommé, par le Conseil d’Administration, un parent référent. Le parent référent a pour rôle de représenter les autres parents de l’établissement :

• Il propose une écoute, un espace de dialogue et de rencontres pour les familles.
• En cas de demandes, ou de besoins identifiés, il met en lien la famille avec l’administrateur délégué au CVS, ou avec d’autres parents, ou le service social de l’Adapei-Aria de Vendée.
• Il favorise l’expression et le partage d’expériences des parents.
• Il favorise les temps et espaces de rencontres.